AKUNTANSI YUK

Tempat Belajar Akuntansi

  • Increase font size
  • Default font size
  • Decrease font size
Home Mengelola Dokumen Transaksi Dokumen Transaksi

Dokumen Transaksi

E-mail Print PDF

Berikut ini akan disajikan cara mengelola dokumen transaksi dalam akuntansi :

a. Mengidentifikasi Dokumen Transaksi

Setiap transaksi harus didukung dengan bukti transaksi (business papers). Tanpa adanya bukti transaksi tidak boleh dilakukan pencatatan. Transaksi keuangan adalah kejadian-kejadian dalam perusahaan yang bersifat financial, yang harus diproses mulai dari pencatatan transaksi hingga pelaporan yang mengakibatkan perubahan harta, utang dan modal dengan pihak luar. Bukti transaksi ada dua macam antara lain:

1. Bukti Transaksi Intern : bukti transaksi yang dibuat oleh prusahaan sendiri

2. Bukti Transaksi Ekstern : bukti transaksi yang berasal dari pihak luar perusahaan.

 

Bukti-bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan contohnya antara lain

 

 

Kuitansi

 


 

 

Nota Kontan (Nota Tunai)


 

 

Faktur (Invoice)

 

 

 


Nota Kredit (Credit Memorandum)

 

 

 

 

 

Nota Debet (Debet Memorandum)

 

 


 

Bukti Memorial



Cek

 


 

 

Bilyet Giro

 

 

 


Dalam praktiknya seringkali perusahaan membuat bukti transaksi sendiri, dan bukti transaksi yang diterima perusahaan dari pihak lain hanya

 

digunakan sebagai bukti pedukung atau lampiran dari bukti intern yang dbuat. Contoh bukti transaksi yang dibuat oleh perusahaan adalah

 

sebagai berikut:

 

 

1. Bukti Kas Masuk (BKM), bukti untuk mencatat transaksi penerimaan uang tunai.

 

Penerimaan uang tunai tersebut tentu ada bukti transaksinya, seperti kuitansi penagihan, faktur penjualan tunai, atau bukti lain.

Berdasarkan bukti tersebut dibuatkan bukti kas masuk, sedangkan salinan faktur penjualan atau kuitansi digunakan sebagai lampiran.

 

2. Bukti Kas Keluar (BKK), bukti untuk mencatat transaksi pengeluaran uang tunai.

 

Misalnya pembelian barang dagangan secara tunai, membayar utang, dan membayar beban. Dengan adanya pengeluaran uang kas tersebut perusahaan mendapat bukti transaksi seperti kuitansi, faktur dan nota kontan dan dijadikan lampiran atau bukti pendukung bukti kas keluar.

 

3. Faktur Penjualan/Bukti Penjualan/Laporan Pengeluaran Barang, bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi penjualan barang.


4. Bukti Pembelian/Laporan Penerimaan Barang, bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi pembelian barang.


5. Bukti Umum, bukti yang digunakan untuk membukukan transaksi yang tidak dapat menggunakan bukti-bukti transaksi diatas. Misalnya, perhitungan beban penyusutab, penghapusan piutang, retur pembelian, dan retur penjualan.

 

b. Menganalisis Dokumen Transaksi


Dalam menganalisis bukti transaksi, dibutuhkan ketelitian yang tinggi karena bertujuan untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi dari semua informasi yang tercantum didalamnya.Dengan menganalisis dapat mengetahui kapan terjadinya transaksi jatuh tempo pembayaran, dll. Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Kegunaan bukti transaksi antara lain:

 

♦ Sebagai dasar pencatatan akuntansi

 

♦ Menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data

 

♦ Mengurangi kesalahan dengan cara mencatat semua kerja sama dalam bentuk tulisan

 

♦ Mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi

 

c. Menyimpan Dokumen Transaksi

Bukti transaksi merupakan arsip penting bagi perusahaan oleh karena itu menyimpannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan juga agar tidak mudah rusak.

·Cara menyimpan bukti transaksi yang baik sdalah:

1. Kelompokkan jenis bukti transaksi

2. Urutkan tanggal transaksi

3. Pisahkan berdasarkan nama apabila transaksi sering terjadi

4. Simpanlah bukti tersebut ke dalam map dan tulis judulnya pada halaman sampul

5. Simpan map dalam lemari arsip (filing cabinet) atau rak penyortir

6. Memindahkan bukti transaksi yang sudah tidak digunakan ke gudang arsip atau secara berangsur-angsur dimusnahkan

· Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti Transaksi

Dewasa ini system penyimpanan dokumen semakin canggih dan memudahkan penggunanya. Dibawah ini adalah peralatan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi yaitu mesin penjilid, stapler (hecht machine stapler), pelubang kertas (punched card machine/perforator), mesin pemotong kertas (paper cutter/guillotine), mesin penghancur dokumen (shredder), lemari arsip, rak penyortir

· Teknik Penyimpanan Bukti Transaksi

Teknik penyimpanan bukti transaksi sama dengan teknik penyimpanan berbagai dokumen niaga lainnya. Antara lain:

1. Sistem abjad (alphabetic system)

2. Sistem tanggal (chronological system)

3. Sistem nomor (numeric system)

4. Sistem wilayah (geographic system)

Last Updated on Monday, 06 May 2013 23:27